Plan de optimización logística y escalamiento operativo
Proponente(s):
MadreaguaCarreras afines:
Operación logísticaFinalizado:
23-May-2026Ubicación:


Créditos de la imagen: Archivo Madreagua, 2023

Madreagua
Objetivos de desarrollo sostenible
- Rural
- Urbana
Zona
- Agroindustria
- Hotelería y Turismo
Sector económico
- Emprendimiento Familiar
Tipo de organización
Descripción
Madreagua es un espacio de inspiración y aprendizaje en el que desarrollamos experiencias agroturísticas que acercan a los visitantes a la esencia de la naturaleza, el origen de los alimentos y la vida sostenible en el campo. Producimos café de especialidad de manos de mujeres comprometidas con el cuidado de la tierra, el agua y la biodiversidad. Somos un puente entre el campo y la ciudad y una apuesta por vivir en armonía con la naturaleza. Un emprendimiento familiar que busca generar un impacto en la vereda que habita, al traer turismo a la zona, y sirviendo de comprador de café para su marca, con precios justos a las familias productoras (Aprox. 15).
Servicios
En la Finca Agroecológica Madreagua ofrecemos:
- Experiencias agroturísticas relacionadas con la producción limpia de café.
- Café de especialidad en diferentes procesos (natural, honey y lavado).
- Productos cosméticos como bálsamos labiales y pomadas de árnica o cannabis.
- Chocolate amargo en diferentes versiones (con café tostado o fruta deshidratada).


Operación de distribución y transporte
AIEP
Carrera:
Operación Logistica
Facultad:
Administración
Docentes:
- Juan Carlos Juarez
Descripción:
Propende impartir los conocimientos y habilidades para optimizar las operaciones de distribución y transporte mediante una gestión eficiente de la planificación de cargas, rutas y seguimiento de flotas. A partir del análisis de procesos logísticos reales, los participantes exploraron aspectos como la clasificación de cargas, el cubicaje, la selección de medios de transporte, la programación de rutas, la trazabilidad y el uso de tecnologías para el monitoreo de operaciones, con el propósito de formular propuestas que contribuyan a mejorar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo en la cadena de distribución.
Temas:
- Solución de problemas
Pregunta orientadora
¿Cómo podríamos implementar un modelo de compra de café por suscripción que haga más eficiente la logística de envíos y, al mismo tiempo, fortalezca la sostenibilidad de nuestro negocio?
Ubicación: dónde se desarrolla este proyecto
Fusagasugá, Cundinamarca, ColombiaPor qué es importante o relevante el proyecto
Contar con un sistema y una estructura eficiente de bodegaje y logística de entregas que sea más cómoda, organizada y menos costosa, les permitiría lograr mayor estabilidad en los ingresos mensuales y continuar creciendo de manera ordenada.
Reto: situación a cambiar, aprovechar o analizar durante tu proyecto
Actualmente cuentan con clientes recurrentes y se quiere escalar piloteando ya un modelo de compra por subscripción; sin embargo, muchos pedidos se realizan a través de WhatsApp o llamadas telefónicas con muy poco tiempo de anticipación. En ocasiones, los clientes requieren el café de un día para otro y, debido a que viven en otro municipio, no siempre pueden realizar el envío de forma inmediata, lo que puede generar la pérdida de algunas ventas. Se requiere organizar mejor para poder escalar con seguridad.
Objetivo principal de tu proyecto
Entre otras, a partir de recolectar la información del funcionamiento actual de la empresa en relación a la logística de distribución y transporte, así como el bodegaje, proponer estrategias de mejora, de escalamiento, sugerencias de implementación para que esto pueda ser posible teniendo en cuenta los alcances y limitaciones de la organización, así como una proyección para que sea posible en el futuro.
¿Cómo vas a lograr el objetivo?
Haciendo preguntas clave, recibiendo retroalimentación, creando análisis y propuestas adaptadas a la realidad de Madreagua.
Fotografía de contexto
Actor/Cargo/Rol
| Actor | Cargo o rol | Actividad o cómo/porqué se involucró |
|---|---|---|
| Juan Carlos Juarez | Profesor | Dirección de estudiantes |
| Estudiantes de la clase | Estudiantes individuales y por equipos. | Asesores del reto |
| Diana Gamba | Miembro de Madreagua | Proponente del reto y principal participante del proceso. |
| Aura Mora | Miembro de Madreagua | Apoyo a Diana Gamba frente al reto |
| Natalia Barrera Gutiérrez | Gestora Comunitaria de Diversa | Principal contacto con Proponente, apoyo a la coordinación y creadora del reporte. |
| Diana Duarte Gómez | Dirección de Diversa- Coordinadora de la Alianza | Principal analista y medio entre las entregas de los estudiantes y el Proponente |
Nivel de participación del proponente
Nivel 1: proyecto en donde no participaron actores externos al equipo de trabajo. Nivel 2: proyecto en donde se contó con la participación de otros miembros de la comunidad a la que el equipo pertenece. Ejemplo: se hicieron validaciones con estudiantes de otras carreras. Nivel 3: se realizaron visitas y encuentros para conocer las percepciones, ideas y reali mentación de actores y comunidades externas. Ejemplo: se trabajó con comunidad cafetera. Nivel 4: el proyecto fue liderado conjuntamente por el equipo de trabajo y comunidades externas.
Nivel 1
Número de personas participantes:
Hallazgo/ Fuente/ Conclusión o influencia
| Hallazgo | Fuente | Conclusión |
|---|---|---|
| La merma entre el café pergamino y el café tostado impacta directamente la planificación de la operación | Análisis técnico de los procesos de trilla y tostión realizado por los estudiantes a partir de la información entregada por el socio comunitario. | Se identificó una merma aproximada del 34,5 % entre el café pergamino y el café tostado, lo que evidencia la necesidad de planificar adecuadamente las compras de materia prima, el almacenamiento y la producción para cumplir las metas comerciales sin generar desabastecimiento ni sobrecostos. |
| La planificación de la demanda mediante pedidos programados mejora la eficiencia logística | Análisis propios de los equipos sobre el modelo logístico del reto, complementado con investigaciones sobre modelos de suscripción y distribución. | La implementación de un sistema de pedidos programados o de suscripción permitiría anticipar la demanda, organizar la producción y planificar las entregas con mayor eficiencia, reduciendo urgencias, desperdicios y costos operacionales. |
| La optimización de rutas y la consolidación de entregas reducen costos de distribución | Investigaciones sobre programación de rutas, consolidación de carga, logística de última milla y análisis desarrollados por los estudiantes. | Agrupar pedidos por zonas geográficas y establecer días específicos de despacho optimiza los recorridos, disminuye tiempos de entrega y mejora el aprovechamiento de la capacidad de transporte disponible. |
| La operación logística requiere fortalecer sus sistemas de planificación y control | Información entregada por el socio comunitario, análisis del flujo operativo y observaciones realizadas por los equipos. | La coordinación manual de pedidos, la ausencia de indicadores de gestión y el uso limitado de herramientas digitales dificultan el crecimiento de la operación. La implementación de registros centralizados y mecanismos de seguimiento facilitaría la toma de decisiones y el control de inventarios y despachos. |
| La capacidad operativa debe planificarse considerando las restricciones físicas de almacenamiento, transporte y producción | Análisis técnico de capacidad instalada, cubicaje, transporte, infraestructura y proyecciones de crecimiento desarrollados durante la actividad. | El aumento proyectado de la producción exige planificar cuidadosamente el abastecimiento, la rotación de inventarios, la utilización del espacio disponible y la programación del transporte para evitar cuellos de botella que afecten el cumplimiento de la demanda. |
| La sostenibilidad constituye una ventaja competitiva que puede fortalecerse desde la logística | Investigaciones sobre consumo responsable, logística sostenible, economía circular y tendencias del mercado del café. | Incorporar prácticas como el uso de empaques reutilizables o reciclables, la logística inversa y la comunicación del impacto social y ambiental del emprendimiento puede fortalecer la propuesta de valor de Madreagua, generar mayor fidelización de clientes y diferenciar la marca en el mercado. |
| La capacidad física de las fundadoras puede convertirse en una limitante para el crecimiento. | Análisis de capacidad organizacional realizado durante el desarrollo del proyecto. | El crecimiento de la operación requerirá evaluar alternativas como la redistribución de funciones o la tercerización parcial del transporte, permitiendo que las fundadoras concentren sus esfuerzos en actividades comerciales y estratégicas. |
| El modelo Justo a Tiempo es clave para la operación actual. | Modelamiento de flujos de inventario y análisis de la capacidad de almacenamiento. | Dadas las restricciones de espacio y la importancia de conservar la frescura del café, la operación debe privilegiar una producción y despacho sincronizados, evitando la acumulación de inventario de producto terminado. |
Hallazgo/ Fuente/ Conclusión o influencia
| Hallazgo | Fuente | Conclusión |
|---|---|---|
| Comprender en profundidad la operación actual es un requisito previo para proponer soluciones viables. | Experiencia desarrollada durante el reto y análisis operativo realizado por los equipos. | Los futuros equipos deberían iniciar el proyecto caracterizando las capacidades reales del emprendimiento, sus restricciones logísticas y los principales cuellos de botella antes de diseñar propuestas de mejora. |
| La continuidad del reto debe priorizar herramientas simples para la planificación y el registro de información. | Retroalimentación del socio comunitario y evaluación del flujo de información. | Se recomienda desarrollar soluciones fáciles de implementar que permitan registrar pedidos, inventarios y ventas de forma sistemática, generando una base histórica que facilite la planeación y reduzca la dependencia de procesos informales. |
| El crecimiento del negocio requiere fortalecer primero los procesos antes que ampliar la infraestructura. | Análisis de restricciones operativas, crecimiento proyectado y capacidad instalada. | Los próximos equipos deberían concentrarse en optimizar la coordinación entre abastecimiento, producción, empaque y distribución, priorizando la sincronización de procesos antes de proponer inversiones en infraestructura o ampliaciones físicas. |
| Los modelos de suscripción representan una línea de trabajo con alto potencial para futuras iteraciones del reto. | Investigación sobre modelos de suscripción, comercio electrónico y experiencias desarrolladas durante el proyecto. | Se recomienda profundizar en el diseño operativo del modelo de suscripción, especialmente en aspectos relacionados con la planificación de entregas, automatización de pedidos, fidelización de clientes e integración de herramientas digitales. |
| La transformación digital y las tecnologías emergentes representan oportunidades de desarrollo para futuras fases del proyecto. | Investigación sobre tendencias en logística, agricultura de precisión y automatización del sector cafetero. | Los próximos equipos podrían explorar soluciones basadas en tecnologías como sensores, monitoreo remoto, automatización de procesos, herramientas de inteligencia artificial y analítica de datos para fortalecer la eficiencia logística y la sostenibilidad del modelo de negocio. |
| La merma técnica debe mantenerse como un parámetro base en los análisis futuros. | Cálculos técnicos realizados durante el proyecto sobre el rendimiento del café en su proceso de transformación. | Se recomienda que los próximos equipos incorporen desde el inicio la merma aproximada del 34,5 % en todos los análisis financieros, logísticos y de abastecimiento, ya que constituye una variable crítica para la planeación de costos, inventarios y metas de producción. |
Pasos
Una vez subido el reto en la plataforma, los estudiantes generaron preguntas para obtener la información base que consideraban necesitaban para comprender bien no solo el reto sino la organización, su estructura, lo que busca abordando el reto. Dichas preguntas fueron realizadas a través de un formulario, el cual la coordinación de Diversa analizó para entonces a través de una entrevista tipo conversación con el proponente resolverlas. La información producto fue un video de Youtube y la transcripción de la conversación. Entonces los estudiantes tomaron esta información para hacer su primera propuesta y preguntar cosas que hicieran falta, con esta información bajo la misma forma (formulario, entrevista grabada) se dieron dos feedbacks, para entonces llegar al momento final de recibir las propuestas finales. Dihas propuestas fueron analizadas, organizadas y expuestas a proponente de la misma forma el 6 de Mayo en la mañana, horas antes de escribir este informe. Queda ahora que la organización analice por sí misma las propuestas, y en 2 meses nos veremos para ver sus conclusiones y siguientes pasos, el qué de todo y cómo va a aplicar aquello que decida de las propuestas recibidas.
Fotografía del proceso o el equipo de trabajo
Resultado
Plan integral de optimización logística y escalamiento operativo para MadreaguaDescripción
Entregables desarrollados:Diagnóstico de la operación logística y análisis de la cadena de suministro. Análisis de costos de producción, cultivo, empaque, distribución y operación total. Evaluación de capacidades operativas, restricciones de almacenamiento, transporte y abastecimiento. Diseño de propuestas para optimizar la planificación logística, las rutas de distribución y la gestión de inventarios. Desarrollo de modelos de suscripción para organizar la demanda, fortalecer la fidelización y mejorar la planificación de entregas. Elaboración de planes de implementación para el escalamiento de la operación. Definición de indicadores de gestión (KPIs) para el seguimiento de la operación logística y comercial. Simulación y análisis de alternativas para optimizar la distribución, incluyendo programación de rutas, entregas por zonas y estrategias de logística de última milla. Propuestas de sostenibilidad, logística inversa, uso de empaques reciclables o reutilizables y fortalecimiento del comercio justo. Elaboración de herramientas de análisis estratégico, como matrices FODA, recomendaciones de mejora y planes de acción para el crecimiento del emprendimiento.Conclusiones
- La planificación de la demanda mediante modelos de suscripción y pedidos programados permite mejorar significativamente la organización logística, facilitando la programación de la producción, el abastecimiento y las entregas, además de generar mayor estabilidad financiera para el emprendimiento.
- La optimización de rutas, la consolidación de pedidos y la programación de despachos reducen los costos operacionales y mejoran la eficiencia del proceso de distribución, permitiendo un mejor aprovechamiento de los recursos disponibles.
- La incorporación de herramientas digitales, indicadores de gestión (KPIs) y sistemas básicos de automatización fortalece la toma de decisiones, facilita el seguimiento de la operación y reduce errores asociados a la gestión manual de pedidos, inventarios y despachos.
- El análisis de la capacidad operativa evidencia que el crecimiento del negocio depende principalmente de una adecuada planificación de procesos, considerando variables críticas como la merma del café, la capacidad de almacenamiento, la programación del transporte y la sincronización entre producción y distribución.
- La implementación de estrategias como el sistema “Justo a Tiempo” y la coordinación de la producción con el calendario de entregas contribuye a minimizar cuellos de botella, conservar la frescura del producto y optimizar la rotación de inventarios.
- La sostenibilidad constituye un elemento estratégico para el crecimiento de Madreagua, integrando prácticas como el uso de empaques reutilizables o reciclables, la logística inversa y el fortalecimiento del comercio justo como factores de diferenciación en el mercado.
- La fidelización de clientes mediante relaciones de largo plazo resulta más sostenible que depender exclusivamente de ventas ocasionales, favoreciendo ingresos recurrentes, una mayor estabilidad comercial y mejores condiciones para planificar el crecimiento del negocio.
- La implementación gradual de las propuestas permitirá reducir riesgos y facilitar la adaptación de la organización, haciendo posible fortalecer progresivamente la operación sin afectar la continuidad del negocio.
Sintetiza y comunica lo esencial a audiencias interesadas
| Audiencia | Posible uso de los resultados | Información clave |
|---|---|---|
| Finca Agroecológica Madreagua (socio comunitario) | Implementar mejoras en la planificación logística, la gestión de inventarios, la programación de despachos y el escalamiento de la operación mediante herramientas de gestión y modelos de suscripción. | Los resultados evidencian que una mejor planificación operativa, apoyada en indicadores de gestión, programación de entregas y análisis de capacidades, permite optimizar recursos, reducir costos logísticos y fortalecer la sostenibilidad financiera del emprendimiento. |
| Pequeños productores de café y emprendimientos agroecológicos | Adaptar estrategias de distribución, planificación de la demanda, fidelización de clientes y optimización de procesos logísticos para fortalecer su crecimiento. | El proyecto demuestra que modelos de suscripción, entregas programadas y herramientas digitales sencillas pueden mejorar la eficiencia operativa sin requerir grandes inversiones en infraestructura. |
| Asociaciones de caficultores y organizaciones de desarrollo rural | Utilizar los resultados para fortalecer la planificación de la producción, promover relaciones comerciales estables y mejorar la sostenibilidad económica de pequeños productores. | La programación de la demanda y la optimización de la cadena logística favorecen compras más predecibles, fortaleciendo la estabilidad de los productores y el desarrollo de cadenas de suministro más sostenibles. |
| Instituciones educativas, estudiantes e investigadores | Emplear el proyecto como caso de estudio para la enseñanza de logística, gestión de operaciones, emprendimiento y sostenibilidad aplicada a organizaciones reales. | El trabajo evidencia cómo herramientas de análisis logístico, planificación operativa y gestión estratégica pueden convertirse en soluciones concretas para emprendimientos de pequeña escala mediante procesos de aprendizaje basado en retos. |
| Organizaciones, empresas y entidades interesadas en sostenibilidad e innovación logística | Replicar estrategias relacionadas con logística de última milla, economía circular, comercio justo y transformación digital en otros emprendimientos productivos. | Las propuestas muestran que la integración entre planificación logística, sostenibilidad, automatización y fidelización de clientes puede aumentar la competitividad y generar valor económico, social y ambiental. |
Enlace con documentación detallada
https://drive.google.com/drive/u/3/folders/1-5H90Bf5kAtJm_WTmFAe35O3RUsX9pkSFotografía de la solución o los resultados
Fortalezas
Las propuestas son de fácil implementación, adaptadas a la realidad operativa de Madreagua y requieren una baja inversión inicial.
• Integran análisis logístico, financiero y de sostenibilidad, permitiendo tomar decisiones basadas en información técnica y en indicadores de gestión (KPIs).
• El modelo de suscripción y la planificación de entregas favorecen una mejor organización de la operación, optimizando tiempos, recursos e inventarios.
• Las soluciones pueden implementarse de forma gradual y son compatibles con herramientas digitales de bajo costo, facilitando el crecimiento progresivo del emprendimiento.
• El análisis incorpora variables críticas como la merma del proceso, las restricciones de almacenamiento y transporte y la capacidad operativa, fortaleciendo la planificación del negocio.
Debilidades
La operación aún depende de procesos manuales y requiere fortalecer el registro y gestión de la información.
• La capacidad de almacenamiento, transporte y personal operativo limita el crecimiento acelerado del emprendimiento.
• Algunas propuestas requieren información financiera y comercial más detallada para estimar su impacto con mayor precisión.
• La implementación de nuevas herramientas demanda capacitación, disciplina operativa y adaptación por parte del equipo de trabajo.
• La dependencia del vehículo propio y de la infraestructura actual puede afectar la continuidad de la operación ante eventualidades.
Oportunidades
Creciente interés de los consumidores por productos sostenibles, de comercio justo y café de especialidad.
• Posibilidad de expandir el modelo de suscripción, fortalecer la fidelización de clientes y acceder a nuevos mercados mediante comercio electrónico.
• Desarrollo de alianzas con otras organizaciones, empresas, distribuidores y productores para ampliar el alcance comercial.
• Incorporación de herramientas digitales y tecnologías para mejorar la gestión logística y el seguimiento de clientes.
• Diversificación del portafolio y acceso a programas de apoyo, financiación o fortalecimiento para emprendimientos rurales sostenibles.
Amenazas
Variaciones en los precios del café, combustibles y transporte pueden afectar la rentabilidad del modelo propuesto.
• Competencia creciente de empresas de mayor escala y de otros modelos de comercialización digital.
• Factores externos como el estado de las vías, las condiciones climáticas o problemas en la cadena de abastecimiento pueden afectar las entregas.
• El crecimiento de la demanda podría superar la capacidad operativa disponible si no se fortalece la infraestructura y la planificación.
• La adopción de modelos de suscripción y herramientas digitales depende de la aceptación de los clientes y de la capacidad de adaptación de la organización.
Nivel de Novedad
Fase 1: Solución que no se había hecho antes en este contexto. Fase 2: Es la continuidad, mejora o iteración de una solución que ya se había hecho antes en este contexto. Fase 3: la solución ya se había hecho en este contexto pero este proyecto presenta un nuevo enfoque. Fase 4: Se desconoce si esta solución y se había intentado en este contexto
Fase 3Novedad
La principal novedad de los resultados obtenidos radica en la incorporación de una visión integral de la logística como herramienta para la planificación estratégica del emprendimiento, combinando análisis cuantitativos de capacidad operativa, costos, mermas, almacenamiento, transporte e inventarios, complementados con un modelo de suscripción como mecanismo para estabilizar la demanda, facilitar la planificación y fortalecer la sostenibilidad financiera del emprendimiento.
Alcance
Nivel 1: los resultados son ideas exploratorias iniciales Nivel 2: los resultados presentan un avance pero aún no se pueden usar o no son implementables Nivel 3: lo resultados ya se pueden usar o son imple-entables
Nivel 1Siguientes tres retos u oportunidades sugeridas
1. Digitalización e integración de la gestión logística
Descripción: Desarrollar herramientas digitales que integren ventas, inventarios, abastecimiento y distribución en una única plataforma, permitiendo automatizar el seguimiento de pedidos, generar indicadores en tiempo real y mejorar la toma de decisiones mediante información actualizada.
2. Escalamiento del modelo logístico y comercial
Descripción: Diseñar estrategias para ampliar el modelo de suscripción hacia nuevos mercados, fortalecer alianzas con cafeterías, empresas y distribuidores, optimizar las rutas de entrega y evaluar alternativas de transporte que permitan aumentar la capacidad operativa sin afectar la calidad del servicio.
3. Fortalecimiento de la trazabilidad y la experiencia del cliente
Descripción: Implementar mecanismos que permitan comunicar el origen del café, su impacto social y ambiental y fortalecer la relación con los consumidores mediante herramientas digitales, programas de fidelización y estrategias de participación activa de los clientes.
4. Innovación en sostenibilidad y logística verde
Descripción: Explorar alternativas como la logística inversa, empaques reutilizables o compostables, vehículos de bajas emisiones y otras estrategias que reduzcan el impacto ambiental de la operación y fortalezcan el posicionamiento sostenible de Madreagua.
5. Planeación estratégica para el crecimiento de la operación
Descripción: Profundizar en la planificación del abastecimiento, la capacidad instalada, la gestión del transporte y la automatización de procesos para acompañar el crecimiento del negocio sin generar nuevos cuellos de botella operativos.
Juan Carlos Juarez,
Profesor
Matías Horta Véliz,
Estudiante de trabajo individual
Victor Velásquez Soto,
Estudiante de trabajo individual
Benedicta Pereira,
Equipo de estudiantes con David Valenzuela
David Valenzuela,
Equipo de estudiantes con Benedicta Pereira
Ricardo Eliseo Illanes Salas,
Estudiante de trabajo individual
Héctor Alonso Salazar Pino,
Estudiante de trabajo individual
Jonathan Elias Camus Ormazabal,
Estudiante de trabajo individual











