Digitalizando la inocuidad: una herramienta al servicio del Banco de Alimentos
Proponente(s):
Desarrollo en MovimientoCarreras afines:
Ingeniería de Alimentos
Finalizado:
05-Nov-2025
Ubicación:
Desarrollo en movimiento
Créditos de la imagen: Desarrollo en Movimiento
Desarrollo en Movimiento
https://www.desarrolloenmovimiento.org/Fecha de fundación: June 8, 2018Objetivos de desarrollo sostenible
- Urbana
Zona
- Sector solidario y Tercer sector
Sector económico
- ONG
Tipo de organización
Descripción
Somos una organización intermediaria sin fines de lucro. Recibimos alimentos y productos de primera necesidad, perecederos y no perecederos, que son aptos para el consumo humano y se ponen a disposición de las organizaciones asociadas a Desarrollo en Movimiento, que tienen una proyección e impacto social, estas organizaciones atienden: orfanatos, comedores sociales, asilos, entre otras.
Servicios
- Proveer alimentos a organizaciones que atienden a personas en vulnerabilidad alimentaria.
https://csaalimentos.com.br/wp-content/uploads/2022/11/CSA-Alimentos-Qualidade.png
Horas de extensión – Ingeniería de Alimentos
Universidad del Valle de Guatemala
Carrera:
Ingeniería en ciencias de alimentos, e Ingeniería en ciencias de alimentos industrial.
Facultad:
Ingeniería
Docentes:
- Ana Alicia Paz Pieri
- Ana Silvia Colmenares
Descripción:
La Universidad del Valle de Guatemala, en cumplimiento de los preceptos contenidos en sus estatutos y las políticas marco de su Plan Estratégico, deberá procurar, establecer y fortalecer programas de extensión, por medio de los cuales los estudiantes adquieran la dimensión social de su práctica profesional. Los fines de dichos programas deberían ser orientados al desarrollo social, cultural, económico y tecnológico de las comunidades, como parte de los esfuerzos académicos y de investigación, conducentes a lograr ampliar la presencia institucional, universalizar el acceso de la población a los servicios académicos pertinentes, así como mejorar la calidad de vida de los guatemaltecos y la productividad del país, asumir una función crítica y dinámica frente a los problemas nacionales, así como formar, conservar, promover y difundir la cultura, todo ello tendiente al fortalecimiento de la sociedad guatemalteca.
Temas:
- Aprendizaje Basado en Retos
- Fortalecimiento de Negocios
Pregunta orientadora
¿Cómo podemos desarrollar una herramienta digital gratuita y fácil de usar que permita al Banco de Alimentos “Desarrollo en Movimiento” llevar un control eficiente, organizado y accesible de sus registros de inocuidad?
Ubicación: dónde se desarrolla este proyecto
Mixco, Guatemala, GuatemalaPor qué es importante o relevante el proyecto
El proyecto es importante porque contribuye directamente al fortalecimiento de la seguridad e inocuidad alimentaria dentro del Banco de Alimentos Desarrollo en Movimiento, una organización que desempeña un papel esencial en la distribución responsable de alimentos a comunidades vulnerables. La gestión adecuada de los registros de inocuidad garantiza que los productos donados se mantengan en condiciones seguras y aptas para el consumo, reduciendo riesgos sanitarios y asegurando la confianza en el proceso. Además, la digitalización de estos registros representa un avance significativo hacia la modernización y eficiencia operativa del banco, permitiendo un control más rápido, organizado y accesible.
Reto: situación a cambiar, aprovechar o analizar durante tu proyecto
El desafío identificado fue la falta de un sistema digital centralizado que permitiera al Banco de Alimentos Desarrollo en Movimiento gestionar de manera eficiente sus registros de inocuidad y control operativo. Antes del proyecto, los registros se realizaban de forma manual o dispersa, lo que dificultaba el seguimiento, la actualización y el análisis de la información relacionada con aspectos críticos como temperaturas, manejo de perecederos, transporte, donaciones y control de plagas.Esta situación representaba una oportunidad de mejora para optimizar los procesos internos, reducir errores humanos y facilitar el acceso a la información por parte del personal. A través del desarrollo de una herramienta digital gratuita y de fácil uso, se buscó transformar la gestión de registros manuales en un sistema automatizado y ordenado, aprovechando las ventajas de la tecnología para fortalecer la trazabilidad, la organización y la eficiencia en las operaciones del banco de alimentos.
Objetivo principal de tu proyecto
El objetivo principal del proyecto fue diseñar e implementar una herramienta digital gratuita y fácil de utilizar que permita al Banco de Alimentos Desarrollo en Movimiento llevar un control eficiente, organizado y centralizado de sus registros de inocuidad. Con esta solución, se busca mejorar la trazabilidad y la gestión de la información relacionada con los procesos de manipulación, almacenamiento y distribución de alimentos, garantizando así el cumplimiento de las normas de seguridad alimentaria.Los principales beneficiarios son el personal operativo y administrativo del Banco de Alimentos, quienes ahora cuentan con una herramienta más práctica, accesible y visualmente ordenada para registrar y consultar datos; y de forma indirecta, las comunidades que reciben los alimentos, ya que se asegura una mejor gestión en la calidad e inocuidad de los productos donados.
¿Cómo vas a lograr el objetivo?
Para lograr el objetivo, se desarrolló una herramienta digital integrada entre Microsoft Excel y Microsoft Forms, diseñada específicamente para el control de registros de inocuidad del Banco de Alimentos Desarrollo en Movimiento. Cada registro fue transformado en un formulario digital de fácil llenado, cuyos resultados se vinculan automáticamente con una hoja de Excel. En este archivo se centraliza toda la información recopilada, permitiendo un seguimiento ordenado y actualizado.Además, se creó un menú principal interactivo que organiza los registros por categorías (como limpieza, transporte, almacenamiento, control de temperatura, entre otros), facilitando la navegación y la búsqueda de información. De esta forma, la herramienta no solo digitaliza los procesos, sino que también optimiza el tiempo, reduce errores y mejora la trazabilidad de los datos relacionados con la inocuidad alimentaria.
Fotografía de contexto
Actor/Cargo/Rol
| Actor | Cargo o rol | Actividad o cómo/porqué se involucró |
|---|---|---|
| Issys Alvarez | Coordinador | Horas de extensión |
| Ana Cecilia Gaytán | Verificadora y evaluadora | Horas de extensión |
| Daniela Quiroa | Diseñadora de plantillas y organizadora visual | Horas de extensión |
| Oscar Méndez | Programador | Horas de extensión |
| José Morales | Encargado de registros y contenido | Horas de extensión |
| Gustavo Hernández | Representante del Banco de alimentos | Proponente |
| Cristofer Osorio | Representante del Banco de alimentos | Proponente |
Nivel de participación del proponente
Nivel 1: proyecto en donde no participaron actores externos al equipo de trabajo. Nivel 2: proyecto en donde se contó con la participación de otros miembros de la comunidad a la que el equipo pertenece. Ejemplo: se hicieron validaciones con estudiantes de otras carreras. Nivel 3: se realizaron visitas y encuentros para conocer las percepciones, ideas y reali mentación de actores y comunidades externas. Ejemplo: se trabajó con comunidad cafetera. Nivel 4: el proyecto fue liderado conjuntamente por el equipo de trabajo y comunidades externas.
Nivel 3
Número de personas participantes:
7
Hallazgo/ Fuente/ Conclusión o influencia
| Hallazgo | Fuente | Conclusión |
|---|---|---|
| Los registros manuales generan retrasos y dificultan la trazabilidad de la información. | Observación directa del proceso actual del banco. | La digitalización permite tomar decisiones más rápidas basadas en datos actualizados. |
| El personal necesita herramientas intuitivas debido al limitado tiempo operativo y diversidad de funciones. | Observación directa del proceso actual del banco. | Las soluciones simples y visuales mejoran la adopción y reducen errores en los registros. |
| Microsoft Forms y Excel son herramientas gratuitas y accesibles para todo el personal. | Investigación de plataformas gratuitas disponibles. | La implementación puede mantenerse en el tiempo sin costos adicionales. |
| La organización tiene alto volumen de movimiento y recaudación de alimentos. | Observación del flujo operativo del banco. | Un sistema digital ayuda a prevenir pérdidas, mejorar control de inventarios y mantener la inocuidad. |
| La digitalización contribuye a mejorar la transparencia y la confianza con aliados y donantes. | Observación del flujo operativo del banco. | Contar con registros digitales facilita auditorías, reportes y rendición de cuentas. |
Hallazgo/ Fuente/ Conclusión o influencia
| Hallazgo | Fuente | Conclusión |
|---|---|---|
| Al ser un proyecto sin presupuesto, fue difícil encontrar herramientas digitales gratuitas que fueran funcionales y seguras. | Restricción del proyecto establecida desde el inicio. | Se eligió Microsoft Excel y Microsoft Forms por ser accesibles, gratuitas y compatibles entre sí. |
| La información debía poder centralizarse y mantenerse actualizada automáticamente. | Requerimiento operativo del banco. | Se implementó la vinculación entre Forms y Excel para consolidar los datos en tiempo real. |
| Era necesario mantener un diseño visualmente ordenado y comprensible para facilitar el uso diario. | Retroalimentación del personal durante las pruebas del menú digital. | Se diseñó un menú principal interactivo que clasifica los registros por categoría y mejora la experiencia del usuario. |
| El Banco de Alimentos maneja distintos tipos de registros (perecederos, donaciones, transporte, etc.), lo que complicaba el control. | Análisis de los formatos utilizados por el banco. | Se diseñó una estructura digital que integra todos los registros en un mismo archivo con hojas individuales. |
| Era importante que la herramienta pudiera ser replicable. | Observación durante la revisión de procesos internos. | Se desarrolló una solución gratuita, adaptable y sin necesidad de licencias adicionales, promoviendo su escalabilidad. |
Pasos
Diagnóstico inicial del proceso actual: Se realizó una visita al Banco de Alimentos para comprender cómo se llevaban los registros de inocuidad y detectar las principales áreas de mejora.
Reunión de unificación de registros similares: Se revisaron todos los formatos existentes y se agruparon aquellos que tenían funciones equivalentes para evitar duplicidad y facilitar la estandarización.
Reunión de categorización de registros: Se clasificaron los registros según su tipo (temperaturas, perecederos, transporte, donaciones, etc.) para estructurar la herramienta digital de manera lógica y accesible.
Elaboración de los formularios digitales: Se creó un formulario en Microsoft Forms para cada registro, adaptado a la información específica que debía recopilarse.
Vinculación de formularios con Excel: Cada formulario fue vinculado a una hoja dentro de un archivo de Excel, donde se centralizan automáticamente todos los datos registrados.
Diseño del menú digital interactivo: Se desarrolló un menú visual dentro del archivo de Excel que organiza todos los registros por categorías, facilitando la navegación y consulta de información.
Creación de videos tutoriales: Se elaboraron videos explicativos para capacitar al personal del Banco de Alimentos, asegurando una correcta implementación y uso de la herramienta.
Pruebas y ajustes finales: Antes de la entrega, se realizaron pruebas de funcionamiento y se corrigieron detalles para garantizar que la herramienta fuera intuitiva, funcional y completa.
Fotografía del proceso o el equipo de trabajo
Resultado
Herramienta Digital de Inocuidad para el Banco de AlimentosDescripción
Se realizó un diagnóstico inicial del estado de los registros de inocuidad del Banco de Alimentos. Se identificaron registros duplicados y se unificaron en un solo formato para evitar repetición. Se agruparon todos los registros en categorías según su función operativa. Se diseñaron formularios individuales en Microsoft Forms para cada tipo de registro. Se vinculó cada formulario con una hoja propia dentro de un archivo de Excel. Se estructuró un Excel maestro que centraliza toda la información recopilada automáticamente. Se creó un menú digital interactivo que organiza los registros por categoría. Se seleccionaron herramientas completamente gratuitas para garantizar la sostenibilidad del sistema. Se diseñaron formatos estandarizados para mejorar la consistencia en la captura de datos. Se desarrollaron videos tutoriales para capacitar al personal en el uso del sistema. Se realizaron pruebas de funcionamiento para validar la claridad y facilidad de uso de la herramienta. Se hicieron ajustes visuales y de organización para optimizar la experiencia del usuario. Se entregó la herramienta final al Banco de Alimentos junto con instrucciones y materiales de apoyo.Conclusiones
La herramienta digital centraliza y organiza todos los registros de inocuidad, facilitando su control.
La digitalización reduce errores y mejora la trazabilidad en comparación con los registros manuales.
El menú interactivo y los formularios estandarizados hacen que el sistema sea más intuitivo y fácil de usar.
El uso de plataformas gratuitas garantiza la sostenibilidad sin generar costos adicionales para la organización.
La vinculación automática entre Forms y Excel optimiza el tiempo del personal y mejora la toma de decisiones.
Sintetiza y comunica lo esencial a audiencias interesadas
| Audiencia | Posible uso de los resultados | Información clave |
|---|---|---|
| Personal del Banco de Alimentos | Utilizar la herramienta digital para registrar, consultar y controlar la información de inocuidad. | El sistema es sencillo, centralizado y reduce el tiempo invertido en registros manuales. |
| Equipo administrativo y de coordinación | Tomar decisiones basadas en datos actualizados y organizados sobre operaciones y procesos críticos. | La digitalización mejora la trazabilidad y permite identificar problemas de manera más rápida. |
| Organizaciones aliadas o donantes | Conocer la eficiencia y transparencia del manejo de alimentos dentro del banco. | La herramienta fortalece la inocuidad y demuestra un manejo responsable y ordenado de los recursos. |
Enlace con documentación detallada
https://menudmregistroinocuidad.my.canva.site/registros-de-inocuidadFotografía de la solución o los resultados
Fortalezas
- La herramienta es intuitiva y fácil de usar, lo que permite que el personal del Banco de Alimentos adopte el sistema rápidamente.
- La digitalización centraliza toda la información, mejorando la organización y la accesibilidad de los registros.
- El uso de plataformas gratuitas como Excel y Forms garantiza la sostenibilidad del sistema sin costos adicionales.
- El menú interactivo y los formularios estandarizados agilizan el flujo de trabajo y reducen los errores humanos.
Debilidades
- El personal puede necesitar un período inicial de adaptación para familiarizarse con los formularios y el menú digital.
- La herramienta depende de conexión a Internet para el llenado de formularios en Forms, lo cual puede limitar su uso en ciertos momentos.
- La estructura del Excel podría requerir mantenimiento técnico ocasional para asegurar su correcto funcionamiento.
Oportunidades
- El sistema puede ampliarse para incluir más registros, indicadores o informes automatizados según crezcan las necesidades del banco.
- La herramienta es replicable y puede ser adoptada por otros bancos de alimentos o instituciones similares.
- La digitalización abre la puerta a implementar análisis de datos que apoyen la toma de decisiones estratégicas.
Amenazas
- El uso indebido o modificación accidental del archivo maestro podría afectar la integridad de los datos.
- Una mala conectividad o acceso limitado a dispositivos digitales podría retrasar el registro de información en ciertos momentos.
- Si no se mantiene una capacitación continua, el sistema podría dejar de usarse correctamente con el tiempo.
Nivel de Novedad
Fase 1: Solución que no se había hecho antes en este contexto. Fase 2: Es la continuidad, mejora o iteración de una solución que ya se había hecho antes en este contexto. Fase 3: la solución ya se había hecho en este contexto pero este proyecto presenta un nuevo enfoque. Fase 4: Se desconoce si esta solución y se había intentado en este contexto
Fase 1Novedad
La novedad del proyecto radica en que, por primera vez, el Banco de Alimentos “Desarrollo en Movimiento” cuenta con un sistema digital integral para gestionar sus registros de inocuidad. Antes de este proyecto no existía ninguna herramienta digital centralizada, ni un sistema unificado que organizara los registros por categorías o que permitiera automatizar la recopilación de datos. La creación de formularios digitales vinculados con un archivo maestro de Excel, junto con un menú interactivo y materiales de capacitación, representa una solución completamente nueva que transforma procesos que anteriormente eran manuales y dispersos.
Alcance
Nivel 1: los resultados son ideas exploratorias iniciales Nivel 2: los resultados presentan un avance pero aún no se pueden usar o no son implementables Nivel 3: lo resultados ya se pueden usar o son imple-entables
Nivel 1Siguientes tres retos u oportunidades sugeridas
– Integración de reportes automatizados
Crear reportes automáticos dentro del archivo de Excel para que el Banco de Alimentos pueda analizar tendencias, detectar problemas y tomar decisiones más informadas sin necesidad de revisar cada hoja manualmente.
– Ampliación del sistema a nuevas áreas operativas
Explorar la posibilidad de incluir nuevos registros o módulos, como control de inventarios o seguimiento de transporte, para aprovechar la estructura digital ya creada y ampliar su utilidad.
– Capacitación continua y actualización del sistema
Asegúrese de que el personal reciba capacitaciones periódicas y que la herramienta se mantenga actualizada con formularios y menús mejorados conforme cambien las necesidades de la organización.
Issys Alvarez ,
Coordinador
Ana Cecilia Gaytán,
Verificadora y evaluadora
Daniela Quiroa,
Diseñadora de plantillas y organizadora visual
Oscar Méndez,
Programador
José Morales,
Encargado de registros y contenido
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